Sosialisasi dihadiri oleh Sekretaris Universitas USU Prof Dr dr Muhammad Fidel Ganis Siregar, Ketua Reformasi Birokrasi USU Dr Nurman Achmad S Sos, M Soc Sc, Kepala Kantor Humas Protokoler dan Promosi Amalia Meutia, M Psi, Psikolog, beserta tim humas dan sekretariat universitas. Sementara dari fakultas terkait hadir dekan fakultas dan para wakil dekan fakultas.

Sekretaris Universitas USU mengatakan, kunjungan ke 15 fakultas dan Sekolah Pascasarjana tersebut nantinya akan ditindaklanjuti dengan membentuk layanan Aplikasi Satu Atap (ASA) di tiap fakultas, dimulainya sistem e-office, agenda dan whistle blower system serta melakukan pembaruan tata kelola website fakultas sekaligus pembentukan humas fakultas. Ia berharap agar beberapa kebijakan baru yang telah ditetapkan oleh Rektor USU dapat segera diterapkan di fakultas-fakultas, sehingga dapat mempercepat terwujudnya Transformation Towards the Ultimate yang menjadi semangat USU menuju internasionalisasi.

Ketua Reformasi Birokrasi USU Dr Nurman Achmad S Sos, M Soc Sc, dalam pemaparannya terkait Tranformasi Reformasi Birokrasi menjelaskan tentang beberapa tahapan perbaikan yang akan ditempuh USU, serta pembentukan Zona Integritas Wilayah Bebas Korupsi (ZI-WBK) di berbagai fakultas dan satuan kerja yang ada dilingkungan USU. Untuk ZI-WBK terdapat enam pengungkit yang harus dipenuhi, mencakup pada manajemen perubahan, pengawasan, akuntabilitas, tata laksana, managemen SDM dan kualitas pelayanan.

“Pembentukan layanan Aplikasi Satu Atap (ASA) di tiap fakultas merupakan kebutuhan yang sangat mendesak, di mana aplikasi ini nantinya akan dipergunakan untuk mengelola persuratan di fakultas sehingga dapat berjalan lebih efektif dan efisien. Terdapat 25 jenis layanan yang nantinya akan difasilitasi oleh ASA fakultas, di antaranya Surat Keterangan Nilai, Surat Berhak Mengikuti Ujian Skripsi, Surat Permohonan Pengambilan Ijazah, dan lain-lain,” kata Dr Nurman.

Melengkapi penjelasan tersebut, Kahumas USU Amalia Meutia, M Psi, Psikolog, mengungkapkan bahwa kebutuhan akan keberadaan humas fakultas yang dilengkapi dengan fasilitas website dan medsos fakultas, merupakan hal mendesak untuk segera dilaksanakan. Terutama untuk menunjang ketersediaan dan kelengkapan informasi fakultas yang dibutuhkan oleh publik. Selain itu, website dan media sosial yang dikelola dengan baik juga akan menjadi salah satu faktor yang mendukung tujuan internasionalisasi universitas.

“Dengan adanya humas fakultas, nantinya humas universitas otomatis juga akan terbantu dalam melaksanakan tugasnya untuk meningkatkan citra universitas serta memberikan informasi terkini dan mendetail kepada publik. Kecepatan dan ketepatan informasi yang didapatkan juga dapat lebih terjamin. Sistem koordinasi yang terbangun antara humas fakultas dengan humas universitas diharapkan dapat bersinergi dengan baik,” kata Amalia.

Dalam sesi diskusi, terungkap sejumlah persoalan dan kendala yang ada untuk sesegera mungkin melaksanakan program-program tersebut. Di antaranya tidak tersedianya sumberdaya manusia yang memenuhi kualifikasi yang dibutuhkan, mengingat masih minimnya sumberdaya manusia yang dimiliki oleh sebahagian besar fakultas. Begitupula dengan ketersediaan sarana dan prasarana berupa ruangan dan alat-alat yang membutuhkan dukungan universitas dalam merealisasikannya segera.

“Untuk ASA tentu harus disediakan ruangan yang cukup representatif dan strategis, sehingga orang-orang yang dilayani kebutuhannya dapat merasa nyaman. Kami akan mencari dan mengevaluasi beberapa ruangan yang ada dan cocok digunakan untuk keperluan tersebut. Kalau perlu direhab, akan dilakukan segera. Untuk SDM yang akan menjadi humas fakultas juga akan segera kami seleksi dari orang-orang yang ada di fakultas. Kalau tidak memungkinkan, kita akan melakukan rekruitmen baru, tentunya dengan kualifikasi yang sesuai kebutuhan tersebut,” kata Dr Ir Tavi Supriana, MS, selaku Dekan Fakultas Pertanian USU, salah satu fakultas yang mendapatkan giliran pertama dalam kunjungan sosialisasi.(RJ)

Author: Renny Julia Harahap - Humas

Interviewee: Dr. dr. M. Fidel Ganis Siregar, M.Ked (OG),SpOG(K), Dr. Nurman Achmad, S.Sos., M.Soc.Sc., Amalia Meutia, M.Psi, Psikolog - Sekretaris Universitas, Ketua Reformasi Birokrasi USU, Kepala Humas USU

Photographer: Bayu Nugraha, Rizki Hakim Lubis - Humas