Sosialisasi dan pelatihan E-office dilakukan pada Rabu (7/7/2021) yang diikuti oleh satuan kerja yang berada di lingkungan USU. Sosialisasi yang dilaksanakan di Ruang Rapat Senat Akademik, Biro Pusat Administrasi USU tersebut disampaikan oleh Seniman, S Kom, M Kom. Sekretaris Universitas USU, Prof Dr dr Muhammad Fidel Ganis Siregar, MKed (OG), Sp OG (K) hadir membuka kegiatan tersebut.

“Sebagaimana yang telah kita ketahui bersama, bahwa pada tanggal 25 Juni 2021 lalu,Rektor USU telah meluncurkan secara resmi beberapa produk pelayanan publik di Universitas Sumatera Utara, yaitu website USU format baru, layanan Aplikasi Satu Atap (ASA), E-Office, Agenda, tag dan logo Transformation Towards the Ultimate dan Whistle Blower System,” sebut Prof Fidel.

Ia menyebutkan sosialisasi merupakan tindak lanjut dari peluncuran tersebut. Dengan adanya sosialisasi tersebut, ia berharap agar sistem yang telah diluncurkan tersebut dapat segera digunakan dan diakses.

“Sosialisasi dan pelatihan yang digelar pada hari ini merupakan langkah tindak lanjut yang kita lakukan untuk menerapkan sistem pelayanan persuratan melalui e-office secara serentak di lingkungan Universitas Sumatera Utara,” ujar Prof Fidel.

Pelayanan e-office dimaksudkan untuk memfasilitasi satuan kerja di Universitas Sumatera Utara dalam pengelolaan dokumen surat-menyurat secara online. Selain memudahkan pengelolaan surat masuk dan surat keluar secara elektronik, e-office diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengelolaan surat-menyurat dan pelayanan publik, mempercepat pengelolaan Tata Naskah Dinas, serta mewujudkan birokrasi modern yang terdigitalisasi.

“Untuk tercapainya tujuan tersebut, saya sangat berharap kepada seluruh peserta sosialisasi dan pelatihan e-office untuk dapat mengikuti kegiatan ini dengan serius dan fokus, sehingga nantinya dapat menerapkannya pada pelaksanaan tugas di lingkungan masing-masing. Mungkin bagi beberapa orang, perubahan dalam sistem kerja yang baru ini akan menghadirkan kesulitan dan tantangan tersendiri,” tambahnya.

Ia berkeyakinan dengan menggunakan e-office akan mewujudkan prinsip pelayanan administrasi ringkas tanpa kertas, di mana USU menuju kepada efisiensi layanan yang diinginkan oleh semua pihak.

“Seluruh upaya dan waktu yang kita sediakan pada hari ini untuk mengubah sistem kerja lama menjadi sistem kerja baru yang lebih efisien dan terorganisir pada muaranya akan memudahkan kita sendiri serta memudahkan orang lain. Pelayanan publik yang diberikan Universitas Sumatera Utara kepada setiap orang juga akan menjadi lebih tertata rapi, cepat dan akurat, serta memberikan kepuasan bagi yang menggunakannya,” pungkasnya.

Kegiatan tersebut turut dihadiri para Wakil Rektor USU, para Staf Ahli Rektor, pimpinan Biro, Satuan Kerja, serta staf kependidikan di lingkungan USU. (RR)

Author: Roni Hikmah Ramadhan - Humas

Interviewee: Dr. dr. M. Fidel Ganis Siregar, M.Ked (OG),SpOG(K) - Sekretaris Universitas

Photographer: Rizki Hakim Lubis - Humas