Selain adanya Aplikasi Satu Atap (ASA) pada tiap fakultas, USU juga telah menjalankan aplikasi e-office dan agenda. Namun operasional sistem baru tersebut belum berjalan optimal disebabkan masih belum siapnya seluruh sumber daya manusia yang terkait di dalam operasional aplikasi tersebut.

Sekretaris Universitas Sumatera Utara Prof Dr dr Muhammad Fidel Ganis Siregar, Sp OG (K), M Ked (OG), menyatakan hal tersebut saat menjadi pembina dalam apel rutin yang digelar di pelataran parkir Gedung Biro Pusat Administrasi, Senin (13/09/2021) pagi.

Ketiga jenis layanan dan sistem tata kelola administrasi yang baru tersebut, lanjut Prof Fidel, dimaksudkan dengan tujuan memperingkas seluruh layanan administrasi dan persuratan, sehingga dapat berjalan lebih ringkas, efisien, efektif dan nirkertas (paperless).

“Kebijakan nirkertas ini merupakan salah satu bentuk dukungan Universitas Sumatera Utara terhadap pengurangan konsumsi kertas tanpa mengurangi efektifitas kerja dan salah satu upaya dalam pencegahan pemanasan global serta mengembalikan fungsi hutan sebagai paru-paru dunia,” ujarnya.

Meskipun aplikasi e-office dan agenda telah mulai dijalankan, imbuh Prof Fidel Ganis,namun tidak dapat dipungkiri bahwa penggunaannya belum berjalan optimal dan merata di seluruh unit kerja, sehingga masih terdapat beberapa kekurangan di sana-sini, dalam hal updating atau pembaruan data persuratan maupun agenda kerja pimpinan.

“Alih sistem kerja dari metode konvensional menjadi ramah teknologi tentu memerlukan upaya dan kerja keras dari seluruh SDM yang mengelola administrasi persuratan untuk terus belajar dan meningkatkan keterampilannya, sehingga kedua aplikasi tersebut dapat berjalan sesuai dengan tujuannya dan harapan kita semua,” tandas Prof Fidel.

Prof Fidel menyadari bahwa kegagapan dalam menggunakan teknologi di kalangan pegawai ini merupakan persoalan yang tidak dapat diselesaikan secara instan, khususnya bagi SDM lama yang sudah terlalu akrab dengan sistem konvensional. Namun semua itu tentunya dapat diselesaikan dengan adanya kerja sama antara pegawai yang masih muda dan terampil dalam urusan teknologi dengan pegawai lama yang belum terlatih dan akrab dengan aplikasi digital tersebut.

“Penggunaan aplikasi persuratan saat ini bersifat harus dan wajib digunakan karena memiliki manfaat dan berpengaruh besar terhadap kelancaran kinerja pimpinan dan universitas secara keseluruhan. Aplikasi administrasi perkantoran dengan bentuk surat digital membuat seluruh surat masuk dan keluar lebih mudah ditangani dan dikerjakan secara mobile, sehingga mengurangi potensi kehilangan surat maupun potensi surat rusak, terselip dan tidak tercatat. Selain itu pengerjaannya pun menjadi tidak terikat waktu dan tempat karena difasilitasi oleh teknologi dalam genggaman atau melalui gawai dan perangkat kerja digital lainnya,” ungkapnya.

Sekretaris Universitas berharap, seluruh tenaga kependidikan khususnya yang bertugas di bidang kesekretariatan atau administrasi persuratan untuk terus meningkatkan etos kerja dan keterampilannya, terus bersemangat dalam beradaptasi dengan sistem kerja yang baru, serta mendukung seluruh tanggung jawab dan kinerja Rektor beserta seluruh unsur pimpinan universitas, dalam mewujudkan Universitas Sumatera Utara menjadi perguruan tinggi berstandar internasional. Di mana untuk mencapai standar internasional itu, salah satu tolok ukur penilaiannya tidak lain dan tidak bukan adalah tata kelola persuratan dan pelayanan administrasi publik yang baik, bersih, transparan, rapi dan akuntabel.

“Mari kita bersama-sama mensukseskan perubahan menuju yang terbaik untuk Universitas Sumatera Utara, sejalan dengan tagline “Transformation Towards the Ultimate” yang telah digaungkan. Semoga seiring waktu, tata persuratan digital kita akan berjalan semakin baik dan efektif, sehingga memberikan kenyamanan, kepastian dan keamanan dalam melakukan kinerja sehari-hari,” pintanya.

Di pengujung arahannya, Prof Fidel mengingatkan seluruh keluarga besar USU untuk tidak melonggarkan protokol kesehatan di manapun dan kapanpun. Hadir dalam apel pagi secara daring dan luring; Ketua dan Sekretaris Majelis Wali Amanat USU, Ketua dan Sekretaris Senat Akademik, Ketua dan Sekretaris Dewan Guru Besar, Rektor dan para Wakil Rektor,para Staf Ahli Rektor, Ketua Lembaga Penelitian, Ketua Lembaga Pengabdian Pada Masyarakat, Kepala Perpustakaan, Kepala Pusat Sistem Informasi, Kepala UPT/unit kerja/kabiro/kabag, Ketua KORPRI USU dan para staf kependidikan Biro Pusat Administrasi USU. (RJ)

Author: Renny Julia Harahap - HUMAS

Interviewee: - - HUMAS

Photographer: Amri Simatupang - HUMAS