HUMAS USU - Universitas Sumatera Utara (USU) menunjukkan komitmennya dalam merawat memori institusi melalui penguatan pengelolaan arsip, khususnya arsip akademik mahasiswa masa lampau. Hal ini dibahas dalam kegiatan Rapat Pembinaan dan Pengawasan Arsip Sekolah Pascasarjana yang berlangsung di Kantor Arsip USU, pada Kamis (12/6/2025).

Wakil Rektor I USU, Prof. Dr. Edy Ikhsan, S.H., M.A., menyampaikan bahwa dalam masa kepemimpinan Rektor Prof. Dr. Muryanto Amin, S.Sos., M.Si., penguatan pengarsipan menjadi bagian penting dari arah kebijakan universitas. Kantor Arsip USU dinilai telah menunjukkan kemajuan yang signifikan, termasuk keberhasilannya masuk nominasi Simpul Jaringan Terbaik Nasional oleh Arsip Nasional Republik Indonesia.

“Di sini tersimpan sejarah pendidikan tinggi yang bukan hanya bermanfaat untuk Sumatera Utara, tetapi juga Indonesia dan dunia,” ungkap Prof. Edy.

Sekretaris Universitas, Prof. Dr. dr. Muhammad Fidel Ganis Siregar, M.Ked (OG), Sp.O.G, Subsp.F.E.R., menambahkan bahwa arsip bukan hanya tumpukan dokumen, melainkan memori institusi yang mencerminkan akuntabilitas, legalitas, dan nilai historis. Ia menekankan pentingnya kolaborasi lintas unit dalam menciptakan sistem pengarsipan yang adaptif, transparan, dan terintegrasi dengan perkembangan digitalisasi.

“Kita tidak bisa bicara tata kelola modern jika tidak memulai dari penguatan dokumentasi yang rapi dan dapat diakses,” ujar Prof. Fidel.

Kepala Kantor Arsip USU, Dr. Aisyah, S.E., M.Si., memaparkan berbagai tantangan dalam meningkatkan kesadaran arsip di kalangan civitas akademika. Meski belum menjadi program prioritas atau indikator kinerja utama (IKU), ia menegaskan bahwa kearsipan sangat terkait langsung dengan mahasiswa, mulai dari KHS, transkrip, hingga ijazah.

“Arsip bukan pekerjaan administratif semata. Ini soal tanggung jawab hukum, dan bisa berujung sanksi bila disalahgunakan,” jelas Dr. Aisyah.

Dalam paparannya, Dr. Aisyah, S.E., M.Si., juga menyampaikan bahwa Kantor Arsip USU tetap bergerak meski dengan sumber daya terbatas. Selama ini mereka mengelola 52 satuan kerja dan 166 program studi hanya dengan 10 personel. Meskipun minim anggaran, Kantor Arsip tetap berinovasi, salah satunya dengan program awarding tahunan bagi unit yang berhasil mengelola arsip dengan baik.

“Arsip digital bukan alasan untuk mengabaikan dokumen fisik. Justru keduanya harus dikelola sejajar secara profesional,” tegasnya.

Rapat ini sekaligus menjadi momentum evaluasi bersama dan menjadi pengingat pentingnya pembenahan sistemik. Selain memperkuat manajemen arsip, USU juga menargetkan pembangunan sistem GLAM (Gallery, Library, Archives, and Museum) sebagai bagian dari penguatan ekosistem keilmuan dan budaya institusi.