Akses Infrastruktur Teknologi Informasi
Pusat Sistem Informasi
Struktur Organisasi
Sistem Informasi Manajemen
Sistem Manajemen Akademik
Sistem Manajemen Pengetahuan
Sistem Manajemen Sumber Daya
Sistem Manajemen Hubungan Komunitas
Sistem Informasi Eksekutif
USUNETA
Jaringan Pendidikan Tinggi Nasional
Topologi Jaringan

Penyediaan layanan teknologi informasi (TI) diselenggarakan oleh Pusat Sistem Informasi (PSI)., suatu divisi yang mengelola pelayanan akses terhadap infrastruktur teknologi informasi dan lingkungannya baik di dalam maupun dari luar kampus. Penyediaan layanan TI dimaksudkan terutama untuk memudahkan sivitas akademika (mahasiswa dan dosen) mengakses seluruh spektrum sumber daya informasi dan pengetahuan berbasis elektronik baik yang disediakan oleh Universitas maupun yang tersedia secara global untuk mendukung proses pembelajaran dan penelitian sebagai program utama Universitas. Selain itu, infrastruktur TI juga digunakan untuk mendukung sistem informasi manajemen (SIM) Universitas.

Seluruh sivitas akademika dan staf Universitas dapat menggunakan layanan akses jaringan di dalam kampus secara gratis baik melalui jaringan kabel dengan terminal PC maupun jaringan tanpa kabel (wireless) yang tersedia di seluruh gedung dan sekitarnya di dalam kampus. Penyediaan fasilitas jaringan tanpa kabel atau WiFi ditujukan bagi mereka yang memiliki laptop. Layanan akses jaringan Universitas diberi sticker logo USUNETA untuk memudahkan para sivitas akademika mengidentifikasi lokasi dimana layanan tersebut tersedia untuk digunakan.




Ke Atas

PSI merupakan bagian dari organisasi Perpustakaan dan Sistem Informasi. Perpustakaan dan Sistem Informasi mempunyai struktur organisasi yang terdiri dari dua divisi yang masing-masing menyelenggarakan sistem pelayanan Perpustakaan Universitas dan cabang-cabangnya dan pelayanan akses terhadap infrastruktur TI dan lingkungannya.

PSI mempekerjakan sejumlah tenaga spesialis di bidang TI yang meliputi antara lain programmer, systems analyst, dan systems engineer.

Visi PSI

Menjadi pusat sistem informasi yang memberikan pelayanan akses prima terhadap infrastruktur teknologi informasi dan lingkungannya untuk efektifitas dan keberhasilan sivitas akademika.

Misi PSI

Menyediakan infrastruktur teknologi informasi, perangkat lunak, dan dukungan teknis yang memungkinkan peningkatkan kualitas, perluasan akses terhadap informasi dan pengetahuan, dan peningkatkan efisiensi dan efektifitas seluruh sivitas akademika dan manajemen operasional Universitas.

 

Ke Atas

Salah satu fungsi PSI adalah memfasilitasi perangkat lunak yang mencakup seluruh aspek manajemen untuk mendukung pemberdayaan semua unit manajemen Universitas sehingga mampu secara profesional memberikan pelayanan yang efisien bagi sivitas akademika. Sasaran yang ingin dicapai adalah terbentuknya suatu sistem informasi terintegrasi yang didukung oleh perangkat lunak SIM yang handal untuk mendukung keseluruhan fungsi Universitas dalam hal pelayanan informasi manajemen termasuk pemrosesan transaksi, pengambilan keputusan, proses pembelajaran, dan penyediaan informasi bagi para pemangku kepentingan Universitas.

 

Perangkat lunak aplikasi SIM yang tersedia dikelompokkan ke dalam 4 kategori yaitu Sistem Manajemen Akademik, Sistem Manajemen Pengetahuan, Sistem Manajemen Sumber Daya, Sistem Manajemen Hubungan Komunitas yang keseluruhannya terdiri dari 14 modul (subsistem). Selain itu, saat ini sedang dikembangkan Sistem Informasi Eksekutif (SIE) yang berfungsi untuk mengumpulkan data dari modul-modul di atas untuk keperluan pengambilan keputusan pada tingkat yang lebih tinggi. SIE ini diharapkan sudah dapat digunakan pada awal tahun 2008.



Ke Atas

Sistem ini bertujuan untuk menggantikan sistem lama yang telah berjalan menggunakan scanable form. Proses akademik berlangsung mulai dari penerimaan mahasiswa baru hingga kelulusan mahasiswa.

 

Sistem Registrasi Ujian Masuk Online, digunakan untuk mengelola pendaftaran ujian masuk USU secara online. Sistem ini memiliki fitur berikut: registrasi online, generator ujian mandiri online, cash management system (CMS), verifikasi online, cetak formulir pendaftaran, monitoring dan statistik, dan administrasi sistem.

 

Sistem Registrasi/Herregistrasi, digunakan untuk mengelola kegiatan registrasi calon mahasiswa dan registrasi ulang mahasiswa lama, dengan fitur seperti berikut: pengelolaan data mahasiwa/calon mahasiswa, administrasi pembayaran dan keuangan, generator nomor induk mahasiswa, konfigurasi pembiayaan, laporan-laporan, dan administrasi sistem.

 

Sistem Informasi Akademik digunakan untuk mengelola administrasi dan data akademik pada unit fakultas/program studi meliputi data kurikulum, matakuliah, rencana dan hasil studi, transkrip, penjadwalan, prasyarat, dan sebagainya, dengan fitur seperti berikut:

1. back office, menangani pengelolaan data kurikulum, pengelolaan data kelas, pengelolaan data matakuliah, pengelolaan kesetaraan, pengelolaan jadwal, pengelolaan data rencana studi (KRS), pengelolaan data hasil studi (KHS), pengelolaan data transkrip, pengelolaan bimbingan akademik, konfigurasi jenis nilai, konfigurasi syarat predikat kelulusan, laporan dan statistik, serta administrasi sistem.
2. Modul front office, menangani KRS Online, KHS dan Transkrip, Info Akademik Online, mengelola bimbingan akademik (dosen), pengelolaan nilai (dosen), messaging, dan forum diskusi. Modul ini diakses oleh mahasiswa dan dosen melalui Portal Akademik.

Ke Atas

Sistem ini terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang berfungsi untuk mengelola aset pengetahuan (jurnal, buku, perpustakaan, hasil penelitian) secara elektronik, terdiri atas:

Sistem Informasi Perpustakaan digunakan untuk mengelola seluruh kegiatan administrasi dan manajemen perpustakaan, dengan fitur seperti berikut: konversi ISO CDS-ISIS, OPAC (Online Public Access Catalogue), pengelolaan data anggota, pengelolaan data dasar koleksi, pengolahan koleksi perpustakaan, sirkulasi, pencetakan bukti transaksi, rekapitulasi, barcode support, smartcard support, dan administrasi sistem.

Sistem Informasi Penelitian digunakan untuk mengelola hasil-hasil penelitian berupa jurnal dan tulisan atau karya ilmiah pada suatu unit penelitian, dengan fitur seperti berikut: pengelolaan jurnal penelitian, pengelolaan kerjasama penelitian, pengelolaan seminar, pelatihan, atau lokakarya penelitian, pengelolaan profil peneliti, statistik dan laporan, dan administrasi sistem.

E-Learning digunakan untuk penyelenggara perkuliahan, penugasan, sharing online, dengan fitur sebagai berikut: informasi materi kuliah, pengumuman, kuliah online, diskusi online, agenda kelas, agenda pribadi, file sharing, penugasan, pencarian referensi, dokumen secara task repository, document repository, pengelolaan data pengguna, pengelolaan data materi kuliah, dan administrasi sistem.

Digital Library digunakan untuk mengelola aset perpustakaan dalam format digital. Fitur yang disediakan meliputi: pengelolaan data, aset dan bahan perpustakaan digital, registrasi anggota, pengelolaan data anggota, pencarian referensi, dan administrasi sistem.

Sistem ini terdiri dari beberapa modul aplikasi yang berfungsi untuk mengelola aset sumber daya USU yang terdiri atas:

Sistem Informasi Kepegawaian digunakan untuk menyimpan dan mengelola berbagai data kepegawaian guna mendukung pembuatan berbagai laporan serta pengembalian kepustakaan di bidang kepegawaian. Fitur-fitur yang disediakan adalah:

1. Pengelolaan data induk pegawai, yang terdiri dari data diri (meliputi beberapa jenis pegawai), riwayat keluarga, riwayat pendididikan, status pendidikan sekarang, riwayat kepangkatan/golongan, riwayat jabatan, pengalaman organisasi, dan riwayat penelitian/karya ilmiah/seminar.
2. Pengelolaan data mutasi meliputi: mutasi (orangtua, suami/istri, anak, jabatan struktural, jabatan fungsional, masa kerja, daftar penilaian, hukuman, tugas belajar, penetapan angka kredit, penghargaan, pangkat, diklat); kenaikan gaji berkala, proses pindah instansi/tempat kerja, mutasi dan lain-lain.
3. Laporan kepegawaian, termasuk data DUK (keseluruhan, instansi tertentu, per golongan, per jenis kelamin, per pendidikan, per jenis pegawai, yang melewati batas waktu kenaikan pengkat, yang memasuki masa pensiun); data perbandingan DUK; dan statistik rekapitulasi data pegawai (unit kerja, golongan & ruang)

Sistem Informasi Keuangan dan Akuntansi, digunakan untuk mengelola pengeluaran dan penerimaan keuangan guna mempermudah pelaporan dan pemantauan keuangan USU, dengan fitur sebagai berikut: pengelolaan penerimaan dan pengeluaran, pengelolaan anggaran dan monitoring penggunaan, laporan keuangan (realisasi anggaran dan realisasi penerimaan dan pengeluaran), posting transaksi (jurnal penerimaan, jurnal pengeluaran, dan jurnal umum), laporan akuntansi (laporan buku besar dan laporan neraca), dan administrasi sistem.

Sistem Informasi Manajemen Aset, digunakan untuk mengelola aset non SDM dan keuangan yang dimiliki oleh USU, dengan fitur-fitur sebagai berikut: pengelolaan data inventarisasi (bangunan, ruang, properti ruang, dan usulan penghapusan), pengelolaan data pengadaan (non tanah, bangunan, bangunan listrik dan air), pengelolaan data bangunan (denah, konstruksi, dan ruang), informasi data (inventasisasi, pengadaan, bangunan), rekap data (inventarisasi, pengadaan, bangunan), laporan (inventarisasi, pengadaan, bangunan), dan administrasi sistem.


Ke Atas

Sistem ini terdiri dari: portal Web USU, sistem informasi alumni, dan sistem rekrutmen kerja online.

Portal USU merupakan media berbasis Web dinamis yang memuat profil sebagai gerbang informasi utama USU dengan fitur sebagai berikut: profil, informasi program akademik, fasilitas, kemahasiswaan, kalender akademik, pencarian dokumen, berita, kolom, pengumuman, agenda, forum diskusi, gateway ke berbagai sistem informasi USU, dan adminisrasi sistem.

Sistem Informasi Alumni merupakan sistem informasi berbasis web yang berfungsi sebagai media informasi dan komunikasi seluruh alumni USU dengan almamater dengan fitur sebagai berikut:

1. Modul back office: pengelolaan data alumni, pengelolaan forum, administrasi sistem,
2. Modul front office: registrasi anggota, info alumni, galeri foto, cerita alumni, pesan, forum diskusi.

Sistem Informasi Rekrutmen Kerja Online merupakan sistem informasi berbasis web yang berfungsi untuk menghubungkan para alumni USU dengan perusahaan/instansi penyedia lowongan kerja dalam proses rekrutmen kerja dengan fitur sebagai berikut:

1. Modul back office: pengelolaan anggota, pengelolaan lowongan kerja, dan administrasi sistem.
2. Modul front office: bagi pencari kerja: registrasi anggota, pencarian lowongan kerja, pengelolaan resume; bagi perusahaan mitra: registrasi anggota, pengelolaan lowongan kerja, pengelolaan resume pencari kerja.

SMS Universitas merupakan layanan informasi akademik berbasis teknologi SMS dengan fitur sebagai berikut: pengumuman ujian masuk, informasi registrasi, informasi nilai ujian, informasi jadwal kuliah, informasi jadwal ujian, dan informasi KHS.


Ke Atas

Sistem Informasi Eksekutif (SIE) adalah sistem berbasis web untuk melakukan integrasi data dengan sistem-sistem aplikasi yang ada di lingkungan USU dengan tujuan menyajikan laporan-laporan untuk menunjang eksekutif dalam mengambil keputusan. Dengan kemampuan integrasi data yang ada pada SIE maka proses penyediaan laporan-laporan untuk kebutuhan eksekutif bisa dilakukan dengan cepat dan akurat.

Arsitektur SIE sebagai muara data dari sistem-sistem yang ada untuk keperluan tingkat eksekutif.

Ke Atas

USUNETA adalah logo untuk menunjukkan suatu produk layanan akses jaringan intranet (USUnet) kampus USU. Jaringan kampus ini menggunakan wired dan wireless media. Teknologi wired media menggunakan kabel serat optik (FO) dan kabel UTP (unshielded twisted pairs). Kabel serat optik (jenis multimode dengan kapasitas maksimal 1 Gbps) digunakan untuk menghubungkan gedung-gedung utama di dalam kampus yang saat ini memiliki panjang sekitar 8.500 meter. Jaringan kabel ini akan terus dikembangkan yang ditujukan selain untuk perluasan jangkauan, juga untuk back-up jaringan dengan alternatif routing ketika terjadi gangguan pada jalur tertentu. Pada tahun 2007, topologi jaringan kampus akan mengalami perubahan dengan penambahan jaringan kabel FO sepanjang sekitar 9.000 meter, sehingga panjang FO terpasang akan mencapai 17.500 meter di dalam kampus.

Sedangkan kabel UTP digunakan di dalam gedung-gedung dengan jarak terjauh kurang dari 500 meter. Teknologi wireless media digunakan sebagai koneksi back-haul untuk gedung-gedung di lingkungan USU yang belum terjangkau oleh kabel serat optik dan UTP. Untuk itu digunakan satu menara antena utama setinggi 42 meter yang terletak di lingkungan Pusat Sistem Informasi (PSI) USU, yang memancarkan sinyal ke segala arah menggunakan antena omni.

Gambar: Arsitektur USUnet

USUnet terhubung ke internet melalui Astinet milik PT Telkom, dengan kapasitas bandwidth saat ini adalah 30 Mbps. Jaringan kampus terhubung ke salah satu BTS (base transmission station) PT Telkom terdekat menggunakan kabel serat optik sepanjang 5.000 meter. Kapasitas bandwidth internet telah mencapai kapasitas minimum sesuai dengan standar DIKTI yaitu 1 Kb per mahasiswa. Untuk mendukung berbagai aplikasi yang dibutuhkan USU, saat ini digunakan 25 unit server pusat yang terpasang di gedung PSI.

Dalam pengembangan jaringan kampus, USU menerapkan beberapa kriteria sebagai berikut:

• Terbuka; baik dari sisi teknologi maupun peralatan yang digunakan sehingga pengembangan jaringan tidak tergantung pada vendor, dan harus dapat mengakomodasi perkembangan teknologi jaringan ke depan.
• Fleksibel; desain jaringan harus fleksibel untuk pengembangan selanjutnya sehingga dapat mengakomodasi aplikasi yang akan dikembangkan ke depan.
• Tingkat ketersediaan tinggi; menggunakan fault-tolerance system sehingga pengguna dapat menggunakan berbagai aplikasi yang tersedia kapan saja.
• Kinerja yang handal; infrastruktur jaringan yang dikembangkan harus menjamin pengguna dapat menggunakan berbagai aplikasi sesuai dengan kinerja yang diharapkan.

Ke Atas

USU juga terhubung dengan jaringan pendidikan tinggi nasional (INHERENT), suatu jaringan wide area network yang dibentuk oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Dalam jaringan ini, USU bertetangga dengan Universitas Syiahkuala, Universitas Andalas, dan Universitas Riau, dan bertindak sebagai simpul lokal bagi sejumlah perguruan tinggi di Sumatera Utara dan Aceh. Sejumlah perguruan tinggi negeri dan swasta di Medan dan Lhokseumawe memiliki koneksi ke INHERENT melalui USU. Saat ini INHERENT digunakan untuk penyelenggaraan video conference baik untuk perkuliahan maupun seminar. Selain itu, juga digunakan untuk akses sumber daya elektronik termasuk koleksi perpustakaan digital di antara perguruan tinggi di Indonesia.

Gambar: Jaringan Pendidikan Tinggi Nasional

Ke Atas

Gambar: Topografi Desain USUnet